Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Zoeken

Forfaitaire kostenvergoedingen: RSZ versus fiscus

Forfaitaire kostenvergoedingen: RSZ versus fiscus

Een thema waar onduidelijkheid over blijft bestaan onder fiscalisten en juristen is dat van de kostenvergoedingen, en dan vooral de forfaitaire kostenvergoedingen. Aangezien er geen socialezekerheidsbijdragen noch belastingen op verschuldigd zijn, is dit volgens de fiscale Administratie vaak een alternatieve beloning voor de werknemer.

Naar meer rechtszekerheid?

De afgelopen jaren heeft vooral de RSZ haar standpunten bijgesteld en voor meer duidelijkheid en rechtszekerheid gezorgd. Zo publiceerde de RSZ in januari 2011 voor de tweede maal een tabel met bedragen en voorwaarden voor het betalen van forfaitaire kostenvergoedingen.

Het valt evenwel te betreuren dat sommige kostenposten niet zijn opgenomen en dat de RSZ niet steeds op dezelfde lijn zit als de fiscus. Noch wat bedragen en voorwaarden betreft, noch wat andere modaliteiten betreft. Wat de bewijslast aangaat, zijn er in de praktijk wel weinig verschillen te merken.

Strenge sancties

Voorzichtig optreden is aangewezen gezien herkwalificatie tot loon verregaande gevolgen kan hebben. De RSZ kan drie jaar teruggaan in de tijd. De fiscus ook, maar bij fraude wordt deze termijn met twee jaar verlengd.

Op sociaal gebied riskeert men naast een bijdrageopslag van 10 % en verwijlinteresten van 7 % op jaarbasis, ook een sanctie voor onvolledige of onjuiste aangifte (50 EUR + 4 EUR/tewerkstellingslijn).

Op fiscaal gebied verwerpt men de aftrek als beroepskost voor de werkgever en krijgt de werknemer een herziening in de personenbelasting. De werkgever riskeert ook een aanslag geheime commissielonen van 309 % op niet of niet-correct opgestelde loonfiches.

Conclusie

In onderstaande tabellen vindt u een overzicht van de verschillen en overeenkomsten in behandeling volgens de RSZ en de fiscus. Een gewaarschuwde werkgever telt voor twee; het komt er steeds op aan zoveel mogelijk bewijsmateriaal te bewaren.

 

Sociale zekerheid

Fiscaliteit

Wettelijke basis

Art. 19 §2, 4°RSZ Uitvoeringsbesluit van 28 november 1969: 'Uit het loonbegrip zijn uitgesloten de bedragen die een terugbetaling zijn van kosten die ten laste van de werkgever vallen.'

Art. 31, 2, 1° WIB: 'Bezoldigingen zijn belastbaar inzonderheid de vergoedingen .... op enige andere wijze verkregen dan als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.'

Begrip kostenvergoeding

Drie cumulatieve voorwaarden: (1) werkelijke kostenvergoeding en geen verrijking van de werknemer; (2) terugbetaling gebeurt op basis van reële kosten of een forfait dat in verhouding staat tot de werkelijke omvang van de uitgaven; (3) werkgever is verplicht de kosten terug te betalen omdat ze nodig zijn om de arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren of het gevolg zijn van de tewerkstelling en de werkgever er zich toe verbonden heeft deze kosten ten laste te nemen (via een wet, CAO, individuele arbeidsovereenkomst, arbeidsreglement, éénzijdige wil of gebruik) (art. 20,1° WAO).

Geen aparte definitie, het mag niet slaan op een persoonlijke uitgave van de werknemer.

Manieren van terugbetaling: (1) werkelijke kosten

Werkelijke kosten bewijzen.

Werkelijke kosten bewijzen (op de loonfiche 281.10 te vermelden 'Ja- bewijsstukken').

Manieren van terugbetaling: (2) forfaitaire kosten

(1) Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag men forfaitair ramen; de werkgever moet het forfait wel kunnen verantwoorden; (2) Instructie RSZ (2011/1): onkostentabel (zie verderop), enkele opmerkingen: - de forfaits mogen niet zomaar worden toegekend, ze worden geacht werkelijk gemaakte kosten te dekken; op vraag van de RSZ zal de werkgever zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren aan de hand van geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota's of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst zodat het plausibel is voor de werknemer i.c. in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden; - voor eenzelfde type van kosten, mag men niet de beide systemen samen gebruiken - ze mogen in geen geval dubbel worden terugbetaald.

Twee soorten forfaitaire bedragen: (1) o.b.v. ernstige met elkaar overeenstemmende normen ('Ja, ernstige normen' te vermelden op fiche 281.10): - ofwel vastgesteld o.b.v. objectieve normen, volgens specifieke richtlijnen, herhaalde waarnemingen en steekproeven, - ofwel uitgewerkt door de Administratie (vergoedingen die ze toekent aan haar personeel) of door de werkgever in overleg met de Administratie. (2) andere maatstaven (dan moet het totaalbedrag van de toegekende vergoedingen worden vermeld op de fiche 281.10).

Bewijslast: algemeen principe

Art. 14 §4 RSZ Wet van 27 juni 1969: 'In geval van betwisting, komt het aan de werkgever toe de juistheid van de kosten aan te tonen d.m.v. bewijsstukken of alle middelen van gemeen recht (met uitzondering van de eed).'

Wettelijk vermoeden van niet-belastbaarheid in hoofde van de werknemer voor vergoedingen die de werkgever aan de werknemer terugbetaalt. Indien op forfaitaire basis: meer argwaan bij de fiscus.

Bewijslast: weerlegging

'Bij gebreke aan bewijskrachtige gegevens aangeleverd door de werkgever kan de RSZ op voorstel van de bevoegde inspectiediensten die de werkgever gehoord hebben, ambtshalve een bijkomende aangifte uitvoeren, rekening houdende met alle nuttige inlichtingen waarover zij beschikt.'

Bij twijfel moet de werkgever dubbel bewijs leveren: (nr.31/32-33 Com.IB 1992): (1) bestemd tot het dekken van kosten die hem eigen zijn, (2) effectief besteed aan dergelijke kosten. Indien dit niet lukt, moet de Administratie bewijzen dat de betwiste kostenvergoedingen volledig of gedeeltelijk een verdoken loon zijn.

Akkoord met de overheid

Ruling met RSZ niet mogelijk. Art. 111 Wet van 20 juli 2005 houdende diverse bepalingen: 'Alle akkoorden met de fiscus zijn slechts bindend voor de fiscus, de RSZ is hier niet door gebonden.'

Twee soorten akkoorden: (1) informeel akkoord met de plaatselijke ambtenaar voor of tijdens controle, (2) formeel akkoord, zijnde een ruling: vóór controle.

 

Type kosten

Sociale Zekerheid: bedrag

Sociale zekerheid: voorwaarden

Afwijkende fiscale regeling?

Woon-werkverplaatsingen met de auto

0,3178 EUR/km

(1) het voertuig mag geen eigendom van de werkgever zijn of door hem gefinancierd worden. (2) de forfaits zijn 'all-in': onderhoud, verzekering, brandstof,...

Ja, in principe belast als loon, maar sociale vrijstelling indien gekozen wordt voor forfaitaire bepaling van beroepskosten, een max. bedrag van 350 EUR/jaar (art.38§1,9° WIB).

Beroepsverplaatsingen met de auto

0,3178 EUR/km

(1) het voertuig mag geen eigendom van de werkgever zijn of door hem gefinancierd worden. (2) de forfaits zijn 'all-in': onderhoud, verzekering, brandstof,...

Ja, slechts mogelijk in zoverre het aantal gereden kilometers niet abnormaal hoog is (de Administratie beschouwt 24.000 km als de grens; de rechtspraak en de doctrine verwerpen echter deze extra voorwaarde omdat ze wettelijke basis mist; in de praktijk zal de Administratie al vanaf 13.000km de zaak onder de loep nemen)

Woon-werkverplaatsingen met de fiets

0,21 EUR/km

De fiets is eigendom van de werknemer of de fiets wordt ter beschikking gesteld door werkgever.

Neen

Beroepsverplaatsingen met de fiets

0,21 EUR/km

De fiets is eigendom van de werknemer.

Ja, voor ambtenaren moet een dienstverplaatsing wel minstens 1 km omvatten (KB van 13 juni 2010), maar geen officiële bron die dit bevestigt voor de privésector

Baankosten voor niet-sedentaire werknemers - afwezigheid van faciliteiten

8 EUR/dag

(1) Niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend) (2) Geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven

Ja, geen forfaitair bedrag bekend

Baankosten voor niet-sedentaire werknemers - maaltijdvergoeding

6 EUR/dag

(1) Niet-sedentair (2) Werknemer kan niet anders dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken

Ja, ernstige normen (waar ambtenaren recht op hebben): 12,29 EUR

Verblijfskosten in België (avondmaal, logies en ontbijt)

30 EUR/nacht

De werknemer kan voor de nacht niet naar huis omdat de werkplaats te ver verwijderd is.

Ja, ernstige normen (waar ambtenaren recht op hebben): 35,48 EUR (Circulaire 14/2011 van 21 maart 2011)

Bureaukosten: werknemers die een deel van hun werk thuis doen

112,72 EUR/maand

(1) Dekt de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap.. (2) Enkel aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen. (3) Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben: enkel indien uit hun functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken. (4) Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait dus niet aanvaard wanneer het gaat om een werknemer die de voor hem geldende maximale wettelijke arbeidsduur bijna uitsluitend verricht op een door de werkgever ingerichte werkplek. *: De RSZ hanteert geen forfaitaire waardering van elektriciteit/verwarming, maar wordt berekend op het werkelijk genoten voordeel.

Ja, geen forfaitair bedrag bekend Maar akkoord van de fiscus mogelijk voor vergoedingen > 125 EUR (informeel ook voor lagere bedragen mogelijk) De toegekende bedragen als representatievergoeding (bureaukosten maken hier deel van uit) schommelen in de praktijk tussen 50 en 310 EUR/maand ngl de functie en ervaringsgraad. Bovendien voorziet de fiscus in een forfaitaire* waardering van bepaalde voordelen in natura, op voorwaarde dat er privé-gebruik is: 2 aparte behandelingen: (1) Voor leidinggevenden en bedrijfsleiders gelden volgende forfaits: verwarming:1.640 EUR/jaar elektriciteit: 820 EUR/jaar (2) Voor andere verkrijgers: verwarming: 820 EUR/jaar elektriciteit: 410 EUR/jaar

Bureaukosten: huisarbeiders (arbeidsovereenkomst of tewerkgesteld onder gelijkaardige voorwaarden)

10 %

10 % van het brutoloon beperkt tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties

Neen, eveneens verwijzing naar Wet Thuisarbeid van 6 december 1996 en Com.IB.31/79.1

Bureaukosten: telewerkers

10 %

10 % van het brutoloon beperkt tot het deel dat betrekking heeft op het telewerk.

Ja, geen forfaitair bedrag bekend

Arbeidsgereedschap

1,25 EUR/dag

De werknemer moet zijn eigen arbeidsgereedschap gebruiken.

Ja, geen forfaitair bedrag bekend

Aankoop en onderhoud van werkkledij

1,53 EUR/dag

Werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen,...) of andere door de werkgever opgelegde kledij die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform,...).

Ja, geen forfaitair bedrag bekend

Onderhoud en slijtage van kledij van de werknemer

0,76 EUR/dag

Kledij en onderkledij die veelvuldig gewassen moet worden wegens de vuile werkomstandigheden.

Ja, geen forfaitair bedrag bekend

Kosten verbonden aan de auto: garage

50 EUR/maand

(1) Het voertuig moet hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden worden gebruikt (bedoeld zijn bedrijfswagens) (2) Als de werkgever de stalling in een garage vereist voor de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan. Mag alleen worden toegekend voor zover de verplichting het voertuig veilig te stallen opgelegd wordt aan alle werknemers die zich in dezelfde toestand bevinden. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer eigenaar is van de garage of niet.

Ja, geen forfaitair bedrag bekend

Kosten verbonden aan de auto: parking

15 EUR/maand

(1) Het voertuig moet hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden worden gebruikt (2) De werknemer moet regelmatig kleine parkeerbedragen betalen.

Ja, geen forfaitair bedrag bekend Maar: Arbrb. Antwerpen 30 maart 2009: voor stalling en waskosten firmawagen: forfait mogelijk van 75,52 EUR/maand

Kosten verbonden aan de auto: carwash

15 EUR/maand

(1) Het voertuig moet hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden worden gebruikt (2) De aard van de functie vereist een voertuig in onberispelijke staat

Ja, geen forfaitair bedrag bekend Opmerking: zie hierboven